学术会议在科研界是一个很重要的社交场合，再加上这也是张辅第一次作为会议的主办方负责人，所以课题组对于这次会议的重视程度非常高。
张慧根据张辅提供的参会信息，一一联系专家，挨个确定他们抵达金城的时间与航班号。
会议议程为三天，第一天是报道，报道地点在希尔顿酒店大厅。第二天和第三天都是报告，作报告的专家一共有24位，张慧一一进行核对后，有4名专家选择自行前往酒店，另外20名专家需要在机场接机，航班时间集中在上午和下午。
好在由于经常出野外需要用车，张老师跟租车行有着比较密切的联系。最后定下了租两辆考斯特中巴在机场等候，四十分钟发一趟。
由于李荣被安排的活是在酒店大厅进行报道登记，所以在会议开始前基本上没有很多事情，所以就看哪里需要帮忙就上前帮忙。
跟着张慧把租车的事情敲定下来后，李荣感叹道，
“这花销可真大呀。咱们两辆车租一天就得3000块。”
“没事，他们报名费更高呢，我之前看了一下，每个人注册费一千四呢，学生都要一千二，除了专家，有两百多的人注册呢。”张慧说道。
“啧啧，开会还是花钱啊。”李荣感叹了一句。
“那必然，要不然你平时哪有机会遇上这么多大牛啊，我之前看参会信息，邀请的院士就有两位呢，杰青长江啥的更是一堆。”张慧说道。
“不是青年论坛嘛，叫这么多大佬来干嘛?”李荣一下子没转过弯来，因为在后世青年论坛通常都是三十岁左右的青年学者们交流。
“杰青不就是青年嘛，院士啥的是过来镇场子的。”张慧倒是门儿清。
“好吧。”李荣明白了。
……
随后李荣跟着肖冰到食堂进行餐点预订。没错，食堂是承接会议用餐的，而且是自助餐。
路上，肖冰神神秘秘的跟李荣说道，
“师弟，你知道老师让我们定的餐标是多少价格嘛?”
“多少钱?”
“中午一百一位，晚上八十一位，第一天按照250人准备，第二天按照150人准备。”肖冰说完，便等着看李荣震惊的表情。
“这么贵嘛，食堂怎么能做到一顿一个人吃一百块钱的。”李荣前世也是参加过会议的，但是并没有主办过会议，所以被这个价格震惊到了。
“反正又不是自己的钱，所以食堂会开价比较高一些，这个餐费是包括在会议注册费里面呢。”肖冰说道。
“这我知道，会议费是可以报销的，所以花的实际上是国家的钱对吧。”这一点李荣很清楚，因为国家是规定了餐饮报销标准的，一顿一个人一百块钱很明显超出了报销范畴，但是作为会议注册费支出便合理了很多。
到了食堂，简单说明来意之后，餐厅经理便拟订好了协议，包括用餐标准，菜系，价格，人数等，并且答应在会议间隙免费提供茶歇。
最后走的时候，餐厅经理将一沓餐票交给了他们，
“到时候进来用餐请出示餐票，我们最后会根据餐票来进行核实就餐人数，多补少不退。”
两人答应了下来便带着餐票离开了。
“看样子学校食堂承接的会议用餐不少啊，都有固定的流程了。”李荣说道。
“那可不，前几年你还没来的时候呢。张老师在组会上说，会议餐在学校食堂吃，可以给主办方返5%呢。”肖冰说道。
“这也是能在组会上说的嘛。”李荣不禁为张老师的胆大而吃惊。
“张老师前些年胆子可不小呢，后面吃了个亏才好一点呢……”肖冰说着说着，声音便小了……
会议手册是在打印店直接打印的，此外还顺带定制了一批参会信息牌和手提袋。然后再将各种东西分装到每个手提袋中。
全部装完并核对完之后，报道那天早上，李荣和王婷玉将这些报道需要发放的东西拉到了希尔顿酒店。
希尔顿酒店离金大不远，也是常年合作伙伴。几人过去后甚至连桌椅都不用带，酒店方都已经提前准备好了，并且连金大的旗帜都准备好了。
几人将会议横幅一挂，东西一整理，便可以等人来了。
闲着也是闲着，李荣坐在一旁和酒店前台闲聊。
“小姐姐，咱们这一晚多少钱啊?”
“正常价格一晚五百多，但是你们这种团购的话应该是四百一个大床房或者标间。”前台小姐姐个子很高，看起来年龄不大，很是善谈。
“真贵啊，我自己可不舍得住这么贵的酒店。”王婷玉整理好桌面，也过来插话。
“毕竟是可以按会议费用报销的嘛，也不用自己出钱。”李荣说道。
“不算贵呢，四百块钱还包双人早餐呢。”前台小姐姐好像有点不服气，辩解道。
“哈哈，那你舍得自己掏钱住嘛。”李荣半开玩笑地问道。
“我……我当然不舍得了。前台小姐姐气势一下子降下去了。
在这个年代的金城，以服务员为代表的最普遍劳动者的工资水准都是两千左右，舍得花四百块钱住酒店的人群实在是少之又少……
“有人来了，赶紧过去坐好。”见到有人进来，走到登记处打量，王婷玉连忙催促道。
李荣连忙赶过去，
“老师您好，请问您是来参加会议的吗?”
来人是一个头发稀疏的中年男性，戴着一副金丝眼镜，西装笔挺，边上还有一个二十多岁的女生半搀着。
“对，你是这边负责报道的吗，我是自己过来的，我是王博文，她是苏菲，麻烦帮我登记一下。”
“好的，老师，您稍等。”李荣连忙去拿会议手提袋，王婷玉则在会议签到簿上面找着名字。
两人拿着手提袋便走向前台处。这时，王婷玉悄悄拍了一下李荣，李荣转过头跟着她手指的地方看去，
“王博文，长江学者，木城大学教授。”